Az angol középfokú nyelvvizsgán az íráskészséget mérő feladatok egyike a hivatalos levél, vagy manapság inkább hivatalos e-mail. Ez egy ügyintéző levél, konkrét céllal íródik és a címzettől választ vár. (No persze a vizsgázó ne várjon majd választ, mert ez egy fiktív iromány. :)  A levél írója panaszt tesz, információt kér vagy ad, állásra jelentkezik, bejelenti, hogy elhagyott egy számára fontos dolgot, vagy elloptak tőle valamit stb.

A legtöbb nyelvvizsgázó napjainkban diák. Különösen nehéz számukra ez a vizsgarész, mert a fiatalok nem nagyon írnak a mindennapi életben hivatalos levelet. (Sőt, véleményem szerint egyáltalán nem írnak.) Ennek ellenére a vizsgán „kreálniuk” kell egy tőlük távol álló írást. (Az ifjú vizsgázók életünk során minden bizonnyal kerülnek majd olyan helyzetbe, amikor formális levelet kell írniuk Az is elképzelhető, hogy a munkahelyükön veszik hasznát eme képességüknek, szóval nem árt jól megtanulni elsajátításának a mikéntjét.)

A Rigó utcai nyelvvizsga megköveteli a fejléc írását (címzett, feladó neve, dátum), de az újabb vizsgák (többek között az EURO, ECL) ezt nem kérik. Mindenesetre figyelmesen olvasd el az utasításokat, abból kiderülnek az elvárások!

FONTOS! Ügyelj a külalakra, írásod áttekinthető legyen, a bekezdések egymástól szemmel láthatóan különüljenek el! A terjedelem korlátozott, ettől csak kis mértékben térhetsz el! Soha ne alkalmazz összevonást! (Pl.: I don’t helyett I do not-ot kell írni.)

Nyelvezete formális, néha „nyakatekertnek” tűnő mondatokat kell produkálnotok. Ez azért okoz gondot, mert a kommunikatív nyelvoktatásban ritkán használjuk ezeket a választékos kifejezéseket. Van viszont egy jó hírem: meg lehet tanulni azokat, némi szorgalom és „fenék” kell hozzá. (Nyelvvizsga felkészítő könyvekben találsz „előre gyártott” kifejezéseket, mondatokat.)

Gondold át alaposan mit fogsz írni, húzd alá a feladatlapon azokat a lényeges elemeket, amelyekről kötelező írni! Ha kihagysz valamit pontot vonnak le.

A hivatalos levél is három fő részből áll: bevezetés, téma kifejtése, befejezés.

Az első bekezdésben mindig pontosan meg kell határozni, hogy miért írsz. Utalnod kell a hirdetésre, vagy egyéb forrásra, ami alapján a címzett beazonosítja a szóban forgó ügyet.

A következő részben részletesen fejtsd ki azt, amire majd a címzettnek reagálnia kell! Itt már több bekezdésnyi szöveget is írhatsz, de ne legyen több 2-3 paragrafusnál! Kerüld a direkt kérdéseket, helyette udvarias, függő beszédet, illetve kérdést alkalmazz! (Pl.: I would be interested in knowing where the school is situated.) Fontossági sorrendben kövessék egymást az információk. Kerüld a túl részletes leírást! Megfelelő kötőszavak alkalmazása szintén tanácsos: pl.: firstly, furthermore, as a result stb.

A hivatalos levelet célratörően, tisztán, érthetően kell megfogalmazni.

A záró paragrafusban a búcsúzás előtt közölni kell mit vársz a címzettől. Például panaszlevélben megírod mivel kárpótolhatnak, információ kérő levélben mikorra és milyen formában várod az információt stb.

A hivatalos levél kommunikációja távolságtartó, udvarias. Több formai követelménynek kell megfelelni, többek között megfelelő megszólítás, elköszönés. Lényeges, hogy ne ereszd „bő lére”, heves érzelmeket ne nyilváníts ki, ne üss meg személyes hangvételt, ne legyen a stílusod indulatos!

Ezzel kapcsolatban bármilyen kérdésed van, írj bátran a nyelvtanulas@ilsnyh.hu e-mail címre!

R.A.